Datenschutz im Home-Office – VPN, Firewall und Co.

Warum ist Datenschutz im Home-Office wichtig?

Datenschutz ist bei jeder Art von Arbeitsplatz ein äußerst wichtiges Thema. Für das Arbeiten im Home-Office muss der Umgang mit personenbezogenen Daten und internen Unternehmensdaten genauer betrachtet werden. Welche konkreten Gefahren und Lösungen es für diese Schwerpunkte gibt, wird im weiteren Verlauf dieses Artikels besprochen.

Datenschutz im Home-Office – Wer trägt die Verantwortung? Wer haftet?

Grundsätzlich haftet die Person, die die Regelungen und Anweisungen für das Verarbeiten und den Umgang mit den Daten bestimmt hat. Dies kann der Geschäftsführer, Mitarbeiter aus der Rechtsabteilung, zuständiger Abteilungsleiter oder Sachbearbeiter selbst sein. In der Regel bestimmt die Geschäftsführung alle notwendigen Vorgaben und kann die Verantwortung an zuständige Arbeitnehmer übergeben. Im Wesentlichen sind alle Personen (nicht überall auf der Welt) an die Datenschutz-Grundverordnung gebunden und müssen einen sicheren Umgang (besonders mit personenbezogenen Daten) gewährleisten.

Welche Gefahren und Risiken gibt es bei Home-Office-Arbeitsplätzen?

Die Gefahren im Home-Office können sehr unterschiedlich sein. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben weniger Kontrolle über die Umstände der Arbeitsumgebungen und damit auch auf die Zugriffe auf die Daten als im herkömmlichen Büroalltag. Eine sogenannte "Clean Desk Policy" ist eine mögliche Lösung für ein sicheres Arbeiten im Home-Office. Bei diesem Ansatz wird genau festgelegt, wie Mitarbeiter mit den Arbeitsutensilien umzugehen haben. Ziel ist es, alle Sicherheiten einzuhalten und einen organisierten Arbeitsplatz zu bewahren, welcher auch im Home-Office eine sehr wichtige Rolle spielt. Denn häufig werden im Home-Office auch Daten auf klassischem Wege verarbeitet: Gedruckte Dokumente, die vertrauliche Informationen beinhalten, könnten ebenfalls von nicht autorisierten Personen gesehen werden. Es muss sichergestellt werden, dass Dokumente sicher aufbewahrt werden. Bei der Entsorgung sollten Dokumente mit sensiblen Daten so bearbeitet werden, dass die Inhalte darauf nicht mehr zu entziffern sind (Schredder).

Private PCs, die im Home-Office eingesetzt werden, können häufig auch von mehreren Benutzern genutzt werden. Aus diesem Grund sollte der Zugang zu diesem PC mit einem Passwort gesichert werden. Genauso wichtig ist das Speichern und Bearbeiten von Daten auf einem privaten Rechner. Die Daten, die auf dem PC lokal gespeichert werden, dürfen von keiner unbefugten Person aufgerufen oder gesehen werden. Eine mögliche Lösung für dieses Anliegen ist die Verschlüsselung der Dokumente oder des PCs selbst. Zusätzlich verbergen sich viele Gefahren beim Bearbeiten und Austauschen von Daten über das Internet. Damit ein sicheres Arbeiten möglich ist, sollte eine FIrewall vorhanden sein. Eine Firewall sorgt dafür, dass beim Aufrufen von Internetadressen, keine unerwarteten oder gefährlichen Daten an die Geräte im lokalen Netz gesendet werden können.

VPN einrichten für Home-Office

Zu aller erst ist es wichtig zu verstehen, wann und wofür VPNs eigentlich eingesetzt werden. Mithilfe von einer VPN ist es möglich, auf ein bestehendes, nicht öffentliches Netzwerk von außen zuzugreifen. Damit kann zum Bespiel ein sicherer Zugriff auf Unternehmensnetzwerke geschaffen werden. Der sichere Zugriff auf Laufwerke, die auf dem unternehmenseigenen Server liegen, kann so ebenfalls gewährleistet werden. Damit ist der Zugriff auf Word, Excel oder andere Dokumente von zu Hause aus möglich.

Darüber hinaus bieten VPNs die Möglichkeit, von jedem Gerät, das eine VPN eingerichtet hat, einen verschlüsselten Datenverkehr (auch VPN-Tunnel genannt) aufzubauen. Warum ist dies so wichtig? Damit unbefugte Personen den Datenverkehr nicht mitlesen können, sollte ein VPN verwendet werden, die eine verschlüsselte Verbindung zwischen dem Heimnetzwerk und der Firma gewährleistet. Ohne eine sichere Verschlüsselung besteht das Risiko, dass wichtige Daten vom Unternehmen oder von Personen von anderen (z. B. Hackern) missbraucht werden können. Da im Home-Office (fast) immer mit sensiblen und persönlichen Daten gearbeitet wird, ist die Nutzung eines VPNs unumgänglich.

Home-Office mit Remote-Desktop

Spricht man von Remote-Desktop, dann handelt es sich um eine Lösung, mit der man mit unterschiedlichen Endgeräten auf den PC auf der Arbeit zugreifen kann. Für solch einen Zugriff wird häufig die Nutzung eines VPNs vorausgesetzt. Im Grunde wird mithilfe einer VPN und des Remote-Desktops aus technischer Sicht (Datenaustausch) so gearbeitet als wäre man im Büro.