Kommunikation im Home-Office E-Mail, Telefon, Videokonferenz und Chat
Kurzfassung - Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit auch aus dem Home-Office zu arbeiten. Die Gründe hierfür sind vielfältig: Sei es die aktuell anhaltende Corona-Pandemie, die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder schlichtweg die Einsparung von Büroarbeitsplätzen, weil nicht alle Mitarbeiter fünf Tage die Woche ins Büro kommen. Auch der Weg zwischen Zuhause und dem Büro wird gerne aus Klimagründen oder aufgrund des hohen Verkehrsaufkommens und der damit verlorenen Zeit gemieden. Weil der Arbeitsplatz folglich immer mobiler wird, müssen es die IT-Lösungen auch sein. Bei den vielen Vorteilen, die die meisten Mitarbeiter mit dem Homeoffice verbinden, bleibt jedoch oftmals ein Fragezeichen hinsichtlich der Organisation der Kommunikation. Vor allem Vorgesetzte und Geschäftsführer sind besorgt, dass die Kommunikation in Teams oder zwischen der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern nachlässt und sich dies negativ auf die Arbeitsergebnisse oder das Unternehmensklima auswirkt. In diesem Artikel zeigen wir mit welchen Tools eine optimale Kommunikation und Arbeitsorganisation möglich ist, sodass das Home-Office eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten darstellt.
Donnerstag, 05. November 2020
Kommunikation im Home-Office
Eigentlich ist die Kommunikation im Home-Office ähnlich zu der üblichen Kommunikation im Büro. Die Kommunikation findet dabei lediglich digital statt. Einige der vorgestellten Kommunikationslösungen werden bereits vereinzelt in Unternehmen neben den klassischen Meetings eingesetzt und andere wiederum sind nicht bekannt. Doch alle haben eins gemeinsam: Für die verschiedenen Anlässe und Kommunikationsanforderungen gibt es verschiedene Lösungen, um ein effizientes Arbeiten im Home-Office zu ermöglichen.
E-Mails im Home-Office – Einrichtung und Sicherheit
Das Einfachste ist mitunter die Verwendung des allen bekannten Kommunikationsmediums E-Mail. E-Mails werden auch heute schon in Organisationen, die bisher noch keine Home-Office-Arbeitsplätze ermöglichen, auf dem Handy oder von zu Hause aus im Browser aufgerufen. Die meisten E-Mail-Server sind ohne zusätzlichen Aufwand auch von zu Hause zu erreichen. Prominentes Beispiel ist der E-Mail-Server von Microsoft mit dem Namen "Exchange". Dieser bietet seinen Anwendern sowohl die Anbindung via Outlook als auch den Zugriff mittels einer Internetseite namens "Outlook Web Access" (OWA). Beide Lösungen sind sofort verfügbar und verursachen keine zusätzlichen Kosten. In puncto Sicherheit gelten im Homeoffice die gleichen Regeln für den E-Mail-Verkehr wie im Büro. Weitere Sicherheitsmaßnahmen außer der Zugangsberechtigung zum Endgerät auf dem die E-Mails empfangen oder versendet werden, müssen nicht getroffen werden.
Telefonanlage für das Home-Office einrichten
Das Thema Telefonie kann im Home-Office ein Problem werden. Denn das Telefonieren mit privaten Telefonen und die Übermittlung von privaten Telefonnummern ist weder im Interesse der Mitarbeiter noch im Interesse des Unternehmens. Außerdem können nicht für jeden Mitarbeiter Rufumleitungen eingerichtet werden oder die privaten Nummern der Mitarbeiter an die Kunden/Lieferanten gegeben werden. Für Unternehmen, die noch nicht über eine digitale Telefonanlage verfügen, wird der Zugang zur Firmentelefonie allerdings schwierig oder auch schlicht unmöglich. Einfacher ergeht es da Unternehmen, die frühzeitig auf Internettelefonie-Lösungen (Cloud-Telefonie) umgestiegen sind. Anders als bei der klassischen Telefonanlage, die am Unternehmensstandort steht und mit der alle Telefone verbunden sind, können Telefone, die mit einer Cloud-Telefonieanlage betrieben werden, überall verwendet werden. Hierzu nehmen Mitarbeiter einfach ihr Tischtelefon mit und schließen dieses zu Hause an ihren Router (z.B. Fritzbox oder Speedport) an. Sobald das Telefon mit dem Internet verbunden ist, können Anrufe auf die Rufnummer oder von der Rufnummer aus getätigt werden. Es entstehen keine Zusatzkosten und es muss nichts eingerichtet werden. Darüber hinaus bieten einige Cloud-Telefonieanbieter auch Apps für Smartphones an, mithilfe dessen auch auf dem Handy telefoniert werden kann. Meistens wird hierzu nur ein Benutzername und ein Passwort zur Anmeldung benötigt.
Chat einrichten im Home-Office
Für die schnelle und einfache schriftliche Kommunikation hilft eine Chatlösung. Sie ermöglicht eine schnelle, aber dennoch indirekte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Dabei ist ein Chat nicht so formell oder offiziell wie eine E-Mail, aber dennoch nicht so verbindlich wie ein Anruf. Mit einer Chat-Lösung, wie beispielweise Microsoft Teams, können Mitarbeiter Nachrichten direkt in Echtzeit miteinander austauschen. Darüber hinaus bietet Microsoft Teams auch Gruppenchats, sogenannte Räume, in denen sich eine Gruppe von Personen permanent austauschen kann. Microsoft Teams ist auf allen Endgeräten und somit auch auf dem Smartphone verfügbar.
Videokonferenzen im Home-Office
Gerade bei der Kommunikation im oder aus dem Home-Office sind Videolösungen optimal um die soziale Distanz zwischen den Teilnehmern zu mindern und ein wenig soziale Nähe zu schaffen. So können sich Mitarbeiter mithilfe einer Webcam mit Videokonferenztools wie Microsoft Teams, Zoom oder Webex nicht nur hören, sondern auch sehen. Doch nicht nur für die interne Kommunikation, sondern auch für die Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten kann die Videotelefonie als echter Ersatz für Vor Ort-Besuche dienen. Durch die Meeting-Funktionalität kann sich eine Vielzahl von Teilnehmern mit Video und Audio in eine Besprechung einwählen und gegenseitig sehen und hören.
Zurück zur Übersicht