Home-Office einrichten - Voraussetzungen für Unternehmen
Kurzfassung - Viele Unternehmen werden aufgrund der COVID-19-Pandemie gezwungen sich mit neuen Konzepten für Unternehmenskommunikation und mobilen Arbeitsplätzen auseinanderzusetzen. Für zahlreiche Firmen (besonders für kleine und mittelständische Betriebe) ist das eine äußerst anspruchsvolle Herausforderung, die sie nicht ohne fremde Hilfe bewerkstelligen können. Neben einigen notwendigen Hardwarekomponenten spielt auch der richtige Einsatz von Software eine sehr wichtige Rolle. Die IT-Sicherheit darf besonders im Home-Office nicht vernachlässigt werden. Die Kommunikation zwischen dem Homeoffice und dem Büro und somit auch die Übertragung der Firmendaten sollten mittels eines VPN und einer Firewall geschützt werden. Im Weiteren erfahren Sie mehr über die einzelnen Voraussetzungen, die Sie für die Home-Office-Einrichtung benötigen.
Dienstag, 03. November 2020
Home-Office-Ausstattung – Das benötigen Sie für Ihren Arbeitsplatz zu Hause
Zu einem gut ausgestatteten Home-Office-Arbeitsplatz gehören alle Komponenten, die üblicherweise auch in einem herkömmlichen Büro vorhanden sind. Die Ausstattung kann sich allerdings nach Bedarf und Tätigkeit stark unterscheiden.
Damit ein schneller und optimaler Wechsel des Arbeitsplatzes gewährleistet werden kann, sollten klare „Must-haves“ definiert werden. Bei den sogenannten „Must-haves“ geht es um Hardware, die für ein problemloses und effizientes Arbeiten im Home-Office benötigt werden. Dieser Artikel beantwortet die Frage: Welche IT-Ausstattung wird für einen Home-Office-Arbeitsplatz benötigt?
Die wichtigste Hardwarekomponente ist der PC selbst. Der Computer dient als zentrales Werkzeug für alle Arbeitsaufgaben. Damit der PC in seinem vollen Umfang genutzt werden kann, benötigen Sie für die Bedienung eine Maus und eine Tastatur. Ein oder am besten zwei Monitore sind eine wichtige visuelle Schnittstelle zwischen Computer und Benutzer. Ein Monitor sollte dabei in jedem Fall einen gewissen Helligkeitswert bieten und optimalerweise auch höhenverstellbar sein.
Ein Headset vereint Kopfhörer und Mikrofon und kann somit optimal für die Kommunikation mit anderen Kunden oder Mitarbeitern genutzt werden. Als Headset eignen sich je nachdem PC-Headsets, bestehende Headsets die in der Firma verwendet werden oder z.B. Bluetooth-Headsets von Smartphones. In unserem Artikel: "Kommunikation im Home-Office – E-Mail, Telefon, Videocall und Chat" behandeln wir weitere interessante Lösungen für das Arbeiten im Home-Office.
Zugriff auf die Unternehmensdaten & das Unternehmensnetzwerk im Home-Office einrichten
Damit der Zugriff auf Firmendaten bewerkstelligt werden kann, ist der sichere Zugang zum Firmennetzwerk oder zu den Anwendungen in der Cloud notwendig. Hierbei gibt es unterschiedliche Lösungsansätze bei der Realisierung. Sollte es sich bei dem Heimarbeitsplatzrechner auch um einen Computer handeln der privat genutzt wird, gibt es mitunter noch weitere Sicherheitsmechanismen, wie die 2-Faktor-Authentifizierung mit einem Handy. So ist die Anmeldung am Firmennetzwerk - ähnlich wie der Zugang zum Online-Banking - nur durch die Eingabe einer weiteren an das Handy des Mitarbeiters versendeten PIN möglich.
Beide Alternativen (Cloud- und Unternehmensnetzwerk) bringen eigene Vor- und Nachteile mit sich. Neben der Einrichtung ist die Verwaltung und die Pflege der Systeme äußerst wichtig. Aus diesem Grund sollten bei der Einrichtung alle wichtigen Fakten zur Wartung und Sicherheit beachtet werden.
Cloud-Lösungen gehören mittlerweile zu einer sehr beliebten Variante. Welche Vor- und Nachteile hat diese Option?
Zu den Vorteilen einer Unternehmensumgebung, die überwiegend Cloud-Services verwendet, zählen die Flexibilität und Skalierbarkeit für unterschiedliche Anforderungen. Die Pflege und Wartung des Systems kann hier ohne weiteres an einen Dienstleister übergeben werden (falls keine eigenen Ressourcen vorhanden sind). Ein weiterer Vorteil ist das Einsparen von tatsächlichen Hardwareressourcen in Form von Servern an Standort. Eine Cloud-Lösung ermöglicht eine einfachere Verfügbarkeit der Daten. Das bedeutet, dass Sie von überall bequem auf die Daten Ihres Unternehmens zugreifen können. Zu den Nachteilen gehört zum einen die Abhängigkeit an eine Internetverbindung. Darüber hinaus besteht bei einer Cloud-Lösung ein höheres Risiko an Datendiebstahl.
Für welche Lösung Sie sich schlussendlich entscheiden hängt von den jeweiligen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Das Outsourcen solcher IT-Netzwerk-Services ermöglicht ein flexibles, schnelles und vor allem sicheres Unternehmensnetzwerk.
Welche Tools/Programme werden im Home-Office benötigt?
Die richtige Software ist der Schlüssel für ein optimales Arbeiten im Home-Office. Zuallererst benötigen viele Unternehmen eine Möglichkeit zur Erfassung der Arbeitszeiten. Für solche Anliegen werden heutzutage viele Anwendungen angeboten, die eine präzise Zeiterfassung bequem von zu Hause ermöglichen. Dabei wird das Buchungsterminal einfach am PC bedient. Für alle gängigen Arbeitsaufgaben am PC wird Software benötigt, die für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und viele weitere Aufgaben genutzt werden kann. Zur Beliebtesten gehört das Paket Microsoft 365, welches Programme wie beispielweise Word, Excel, PowerPoint und viele mehr beinhaltet. Microsoft bietet auch eine Cloud-Version dieser Dienste unter dem Namen Office 365 an. Natürlich können hier auch kostenlose Open-Source-Alternativen genutzt werden. Für eine gute Kommunikation im Home-Office wird im besten Fall außerdem eine Software benötigt, die Sprach- und Videochats und evtl. sogar Telefonate mit Kunden oder Lieferanten ermöglicht. Diese Lösungen eignen sich darüber hinaus auch für das Abhalten von Telefon- oder Videokonferenzen. Microsoft bietet hier ebenfalls eine sehr populäre Lösung namens Microsoft Teams an.
Ihre E-Mails können Sie im Home-office bequem über das Webportal Ihres E-Mail-Anbieters/Servers lesen.
Für die Sicherheit der Kommunikation und des Datenaustauschs werden ebenfalls Lösungen empfohlen, die in unserem Artikel „Datenschutz im Home-Office – VPN, Firewall und Co.“ behandelt werden.
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