IT-Dienstleister wechseln

Gründe für den Wechsel des IT-Service-Dienstleisters

Die Gründe für den Wechsel des IT-Dienstleisters können verschieden sein. Einige Gemeinsamkeiten fanden sich allerdings in vielen Umgebungen unserer Kunden wieder:

• Schlechte Beziehung zwischen Kunde & Dienstleister (Ansprechpartner)
  Wenn die Beziehung zwischen dem IT-Dienstleister und dem Kunden bröckelt, kann es Zeit für einen Wechsel sein. Gute Beziehungen tragen wesentlich zur einer angenehmen Arbeitsatmosphäre bei. Sie scheuen sich den aktuellen IT-Berater oder IT-Support anzurufen? Sie sind froh, wenn der Techniker vor Ort wieder fährt? Dann sollten Sie über einen Wechsel Ihres Anbieters nachdenken.

• Unzuverlässigkeit
  Wer kennt es nicht: Am Anfang einer Kundenbeziehung ist alles "Friede-Freude-Eierkuchen". Aber im Laufe der Zeit wird Ihnen als Kunde nicht mehr die Beachtung geschenkt, die sie sich von Ihrem Haupt-IT-Ansprechpartner wünschen. Anrufe bleiben unbeantwortet, auf Mails wird nur verzögert reagiert und Ihre Ansprechpartner wechseln ständig. Es macht sich ein Unbehagen breit: Sind Sie noch richtig aufgehoben? Fühlt sich wirklich jemand für Ihr Unternehmen verantwortlich? Wenn das Vertrauen in Ihr IT-Systemhaus schwindet, sollten Sie sich rechtzeitig über Alternativen informieren.

• Kosten
  Am Anfang klang es alles noch gut: Fest vereinbarte Stundenlöhne und das Versprechen, dass Ihre IT-Landschaft in guten Händen ist. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und den Anforderungen an die IT steigen allerdings auch die IT-Kosten überproportional an. Auch wenn Sie mit den Leistungen Ihres Dienstleisters grundsätzlich zufrieden sind, so übersteigen die Kosten so langsam Ihr IT-Budget. Die Zeit für Vergleichsangebote für das IT-Outsourcing ist gekommen.

• Know-How/Leistungen
  Es kommt der Punkt an dem Ihre Anforderungen an die EDV nicht mehr den Fähigkeiten oder Leistungen Ihres IT-Dienstleisters entsprechen. Mit der Zeit benötigen Sie eine Vielzahl von verschiedenen IT-Systemen und Hilfe in neuen IT-Themen und das am besten aus einer Hand von einem IT-Systemhaus in Ihrer Nähe. Die Konsolidierung von IT-Leistungen verschiedener Anbieter zu einem IT-Dienstleister wird notwendig. Ich möchte wechseln - Was benötigt mein neuer IT-Dienstleister von mir? Die gute Nachricht vorweg: Wenn es hart auf hart kommt, benötigt Ihr neuer IT-Dienstleister fast gar nichts von Ihnen. Mit dem Zugang zu Ihren IT-Systemen vor Ort können alle notwendigen Schritte eingeleitet werden, um die volle Kontrolle über Ihre IT-Infrastruktur zu erlangen. Nun zur schlechteren Nachricht: Sollten Sie wirklich keinerlei Informationen zu Ihrer IT-Landschaft besitzen, dauert die Übernahme der IT-Landschaft durch den neuen IT-Service-Anbieter möglicherweise etwas länger als mit der Unterstützung des vorherigen Dienstleisters.

Für den Fall, dass Informationen zur IT vorliegen, sind die folgenden Informationen eine große Hilfe bei der Übernahme der IT-Betreuung:

Bisheriger IT-Betreuer:
Ansprechpartner für die Übergabe der aktuellen IT-Landschaft und für Rückfragen.

IT-Dokumentation:
Für einen Überblick über die IT-Systeme und zum Abgleich gegen die Bestandaufnahme, die durch den neuen Dienstleister durchgeführt wird.

Falls es keine Dokumentation der IT-Umgebung gibt, sollte diese dringend angefertigt werden. Für die Erstellung werden in erster Linie die Admin-Passwörter Ihrer Systeme und eine Vor-Ort-Bestandsaufnahme benötigt. Am Ende wissen Sie und der Anbieter dann genau wie Ihre IT aufgebaut ist.

Welche Schritte werden beim Wechsel des IT-Systemhauses vollzogen?

Für den Abschluss eines Wartungsvertrags bei einem IT-Dienstleister ist in der Regel die Bestandsaufnahme der aktuellen IT-Infrastruktur nötig. So stellt der Dienstleister sicher, dass er die IT-Systeme des Kunden zu den vereinbarten Konditionen zuverlässig betreuen und instandhalten kann. Aufbauend auf der bestehenden IT-Dokumentation oder auf der grünen Wiese beginnend wird die Dokumentation aktualisiert bzw. erstellt. In einigen Fällen kann sofort mit der Modernisierung der Infrastruktur und Software begonnen werden, anschließend wird eine neue IT-Doku erstellt bzw. die bisherige aktualisiert.

Die Dokumentation sollte dabei die folgenden Punkte enthalten:

1. Inventar sämtlicher IT-Hardware
1. Clients
2. Server
3. Telefone
4. Peripherie (Drucker, Fax, Scanner, Kopierer)
5. Netzwerkgeräte (Firewall, Switches, Repeater, Router) und deren Verbindungen
2. Logischer Aufbau des Netzwerks (Internetanbindung, VLANs, Statisches Routing, externer Zugriff per VPN, DNS & DHCP)
3. Dienste/Rollen ihrer Server (Domänencontroller, Terminalserver, E-Mail-Server, Fileserver, Druckerserver)
4. Programme (Adobe Creative Cloud, Sfirm, ProfiCash, Sage, Microsoft Office, usw.)
5. Zugangsdaten (Internetanschluss, Administrator-Kennwörter, Webseiten, Anbieter, WLAN, usw.)
6. Backup und Wiederherstellungskonzept
7. Wartungsverträge für Hard- und Software
8. Lizenzen
9. Ansprechpartner (Partner, Dienstleister, Zuständigkeiten der Mitarbeiter)
10. (optional): Beschreibung der IT-Prozesse bzw. Geschäftsprozesse, die mit IT bearbeitet werden

Nach Ausarbeitung der IT-Dokumentation werden die daraus abgeleiteten Handlungsempfehlungen besprochen. Diese Maßnahmen werden dabei in Hard- und Softwarethemen getrennt.

Welche Kosten entstehen bei der Übernahme der IT durch den neuen IT-Service-Provider?

Die Kosten beim Anbieterwechsel hängen im Wesentlichen von zwei Faktoren ab: Wie steht es um die Qualität Ihrer IT-Infrastruktur (Stichwort: Investitionsstau) und wie gut ist Ihre IT-Landschaft dokumentiert? Die Übernahme der IT zur Betreuung durch einen IT-Service-Anbieter kann kostengünstig ablaufen, wenn die aktuelle IT-Dokumentation und der technische Stand den Qualitätsanforderungen und Empfehlungen entsprechen. Berechnet wird dann zunächst die Überprüfung des Status-Quo, diese führt zur Freigabe für die Unterzeichnung des IT-Wartungsvertrags. Mögliche Dienstleistungen im Rahmen der Übernahme könnten danach folgende sein:

• Neustrukturierung der Arbeitsplätze oder des Serverbereichs (Hardware)
  Damit sich IT-Anbieter sicher sein können, dass die IT-Aufgaben im Unternehmen reibungslos erledigt werden, wird die IT-Verkabelung wenn notwendig vollständig erneuert. Veraltete oder ungenutzte Hardware und Kabel werden ausgetauscht, bestehende Hardware wird auf sinnvolle Nutzung geprüft. Das schafft Struktur und Vertrauen in die IT, weiterhin erleichtert es eine saubere Dokumentation.
• Instandsetzen von Diensten (Software)
  Leider kommt es häufig vor, dass IT-Umgebungen entgegen der Wartungsvereinbarung mit dem ehemaligen IT-Dienstleister veraltet sind: Es fehlen wichtige Updates oder die Programme sind uralt und schon längst durch den Hersteller abgekündigt. Abhängig vom Versionsstand bzw. letzten erfolgreichen Update kann es nun aufwendiger werden, auf aktuelle Version einer Software zu aktualisieren bzw. eine neue Software zu erwerben.

Keine Angst vor einem IT-Dienstleister Wechsel

Mit Sicherheit ist der erste Gedanke beim bevorstehenden Wechsel des IT-Systemhauses: Wird das gutgehen? Ist das wirklich notwendig? Bei der Beauftragung eines professionellen IT-Dienstleisters sind die Ängste aber unbegründet, für ihn ist die Übernahme einer unbekannten IT-Landschaft ein regelmäßiges, vertrautes Projekt. Mit der Übernahme der IT durch einen neuen Dienstleister entsteht neues Potential bei der Verwendung von IT zur Bewältigung der täglichen Aufgaben.

1. Sie fühlen sich endlich wieder gut aufgehoben: Die Abhängigkeit von Ihrem alten IT-Anbieter und das Risiko einer unprofessionellen IT-Landschaft gehören der Vergangenheit an, Sie erhalten zuverlässig IT-Support und an Ihre Bedürfnisse angepasste IT-Beratung.
2. Die IT funktioniert reibungslos und Sie arbeiten effizienter & effektiver. Sonst hieß es immer: Das geht nur so oder das geht so nicht. Neue Anbieter schaffen neue und bessere Lösungen. Sie brauchten bisher drei Kabel für Ihren Laptop? Sie benötigen nur eins. Die Fehlermeldung ist normal? Nein, die Fehlermeldung kann man abschalten. Die Bereinigung solcher Störfaktoren sorgt dafür, dass die Arbeit mit IT wieder Spaß macht, weil sie einfach funktioniert.
3. Kosten: Am Ende sparen Sie womöglich auch Geld, weil die Betreuung der Infrastruktur nicht mehr so zeitintensiv ist. Eine qualitativ hochwertige und gut gepflegte IT-Landschaft braucht nur selten Zuwendung und definitiv kein dauerhaftes Händchenhalten.