Produktivität & Sicherheit: 10 Tools, von denen Sie gehört haben sollten

1. Atlassian für Aufgaben- und Projektmanagement

Beim Thema digitales Arbeiten kommt man um Atlassian nicht mehr herum. Das australische Unternehmen startete mit einer Plattform für Issue Management in der Softwareentwicklung. Mittlerweile umfasst die Produktpalette Tools für Projektmanagement, IT-Sicherheit und Code-Optimierung. Die drei (auch bei uns) beliebtesten Tools sind Jira, Confluence und Trello.

Jira: Die Plattform für die Fehlernachverfolgung hat sich zu einer vielseitigen SaaS-Anwendung für Aufgabenmanagement weiterentwickelt. Produktmanagementteams können ihre Tasks in Jira genauso organisieren wie Entwickler DevOps. Anforderungen und Tests lassen sich hier managen, aber auch gesamte Softwareprojekte kann Jira abbilden.

Confluence: Das Tool hilft Unternehmen das Wissen ihrer Mitarbeiter zentral zugänglich zu machen. Nutzer können Dokumentationen erstellen und pflegen und es gibt praktische Funktionen, um den Wissenstransfer zu vereinfachen. Confluence punktet außerdem mit seiner einfachen Usability. Die Anwendung zur Erstellung von Wikis ist mittlerweile bei mehr als 40.000 Unternehmen im Einsatz.

Trello: Agiles Projektmanagement nach der Kanban-Methode lässt sich mit Trello ganz einfach digital abbilden. Bereits in der kostenlosen Version können Unternehmen verschiedene Boards anlegen und die wichtigsten Funktionen nutzen. Eine kostenlose Möglichkeit, Klarheit und Struktur in die Zusammenarbeit zu bringen.

2. Online-Meetings mit Microsoft Teams oder Zoom

Seit Corona nicht mehr wegzudenken, helfen Microsoft Teams und Zoom bei der Zusammenarbeit im Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinweg.

Viele Organisationen, die früher WebEx nutzten, sind mittlerweile auf Teams umgestiegen. Ein Grund: Microsoft bietet ein Freemium-Modell an. Mit der kostenlosen Basisversion lassen sich alle Mitarbeiter liquiditätsschonend vernetzen. WebEx bietet dagegen nach aktuellem Kenntnisstand keine kostenlosen Lizenzen an.

In puncto Funktion ist Teams WebEx nicht unterlegen: Teams lässt sich dank Telefonie-Integration außerdem zu einer Gesamtlösung für die interne und externe Kommunikation ausbauen. Statt Tischtelefonen, Slack für Textchats und WebEx für Videocalls brauchen Mitarbeiter nur noch eine Anwendung: Microsoft Teams.

Zoom als Alternative für Online-Meetings bietet einen relativ eingeschränkten Funktionsumfang in der kostenlosen Version. Aber auch in der kostenpflichtigen Variante schneidet die Software in Bezug auf Datensicherheit schlechter ab als Wettbewerber Microsoft mit Teams. Ein weiterer Negativpunkt: Zoom bietet kaum Integrationsmöglichkeiten zu anderen Anwendungen. Dennoch wird auch Zoom häufig für Online-Meetings verwendet und kann in Einzelfällen auch seine Berechtigung haben.

3. Cloud-Telefonanlage: Placetel

Für viele Unternehmen war Corona der letzte Anstoß, um analoge oder alte VoIP-Telefonanlagen durch moderne Cloud-Telefonanlagen zu ersetzen. Über eine Software lässt sich von jedem Endgerät, ob Laptop, Tablet oder Smartphone, auf eine vollwertige Telefonanlage zugreifen.

Einer der erfahrensten Anbieter ist der inzwischen zu Cisco gehörende Anbieter Placetel. Mit seiner Softphone-Anwendung sind Teams von überall verlässlich zu erreichen. Die Einrichtung dauert wenige Minuten, danach stehen sämtliche Funktionen zur Verfügung, die man von einer professionellen Telefonanlage erwartet. Für Kunden ist dabei nicht erkennbar, ob ein Mitarbeiter aus dem Homeoffice oder dem Büro antwortet. Die Telefonanlage wird zwar in der Cloud gehostet, Datenschutzbedenken müssen Anwender aber nicht haben: Placetel ist DSGVO-konform.

4. Passwörter sicher zentral speichern mit Lastpass

Wer kennt es nicht: Schon wieder sind sechs Monate um und man wird aufgefordert, sein Passwort zu ändern. Dabei hat man sich gerade so sein aktuelles merken können. Einige Kollegen schreiben sich Passwörter immer noch auf Post-its, die sie an ihrem Bildschirm befestigen. Dass das nicht zur IT-Sicherheit beiträgt, ist jedem klar. Doch auch Exceldateien mit Passwortlisten sind keine zeitgemäße Lösung.

Lastpass bietet eine sichere und bequeme Alternative: Sie müssen sich nur noch ein einziges Passwort merken, mit dem Sie sich in Lastpass anmelden. Die Anwendung generiert für neue Applikationen automatisch sichere Passwörter, speichert sie und ruft sie bei Bedarf wieder ab.

Das Prozedere funktioniert nicht nur für persönliche Passwörter. Auch Passwörter für Team-Anwendungen lassen sich so generieren und je nach Berechtigungsstufen mit Mitarbeitern teilen. Das erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Produktivität. Wie es sein sollte, unterstützt Lastpass die Multifaktor-Authentifizierung.

5. Für die Admins: Remote Desktop Manager

Zugegeben, dieses Tool ist nur etwas für Admins, aber für sie kann es ein Gamechanger sein. Der Remote Desktop Manager (RDM) ist, was sei Name verspricht: Ein Tool, um von überall Geräte für Einzelpersonen und Teams einzurichten und zu verwalten, inklusive aller Zugangsdaten. Auch Server können konfiguriert werden.

Das Tool bündelt Remote-Verbindungstechnologien, Remote-Zugriffsteuerung und Passwortverwaltung in einer intuitiv zu bedienenden Plattform. Für IT-Abteilungen ist RDM ein Schweizer Taschenmesser, das ihre Produktivität ortsunabhängig hochhält und sie vor Ort noch verbessert.

6. Auto-Responder und Signaturen mit CodeTwo managen

Sie stellen Ihre Signatur selbst ein? Der Kollege pflegt die Abwesenheitsnachricht, weil Sie krank oder im Urlaub sind? Hier gibt es bessere und vor allem Compliance gerechterer Möglichkeiten.

Mit Codetwo erstellen Sie E-Mail-Signaturen zentral und personalisiert. Die kleine Anwendung gewährleistet einen jederzeit einheitlichen, professionellen Unternehmensauftritt. Und nicht nur das: Sie können mit dem Tool auch Auto-Responder anlegen und zentral steuern. Das ist praktisch um Abwesenheitsbenachrichtigungen bei Krankheit automatisch zu versenden, aber auf für Sales-Prozesse lassen sich die Auto-Responder nutzen.

7. Klassiker für sicheren Fernzugriff: TeamViewer

TeamViewer gehört zu den bekanntesten und ältesten Fernwartungstools am Markt. Das Tool braucht sich trotz seiner langen Geschichte nicht verstecken: Für manche Herausforderungen des Homeoffice-Alltags ist es die einfachste Lösung.

Wollen Sie schnell eine VPN-Verbindung zum Rechner eines Kollegen im Homeoffice aufbauen? Dann nutzen Sie im ersten Schritt TeamViewer, statt sich mit den technischen Details komplizierter Anwendungen aufzuhalten.

Und auch, wenn Sie von zu Hause auf Ihren Arbeitsrechner zugreifen wollen, können Sie sich mit TeamViewer behelfen. Dafür müssen Sie TeamViewer auf dem Rechner in Ihrem Büro starten. Anschließend melden Sie auf einem anderen Gerät in der Anwendung an. Per Fernzugriff können Sei sich jetzt von überall mit Ihrem Bürorechner verbinden, um zum Beispiel lokale Daten oder Anwendungen zu nutzen.

8. Windows-V: Die Kopierhistorie

Kein Tool, sondern eher ein Hack: Nehmen wir an, Sie wollen Benutzername und Passwort aus einer Liste kopieren, weil Sie sich in einem Online-Konto einloggen wollen. Wenn Sie es wie die meisten Nutzer machen, springen Sie zwischen den Fenstern hin und her, weil Sie die Angaben nur nacheinander kopieren können. Einfacher geht’s mit dem Zwischenablagenverlauf.

Kopieren Sie einfach mehrere Inhalte nacheinander mit Strg+C, zum Beispiel Benutzername und Passwort. Rufen Sie dann das Formular auf, in das Sie die Daten einfügen wollen. Mit Win+V können Sie nun die letzten Einträge Ihres Zwischenspeichers aufrufen und nacheinander beide Angaben einfügen. Testen Sie es. Das funktioniert übrigens nicht nur mit Text, sondern auch mit Bildern.

9. Multifaktorauthentifizierung mit Google Authenticator

Im Unternehmenskontext kommen Sie an dem Thema nicht mehr vorbei: Multifaktorauthentifizierung (MFA). Gerade bei mobilen Arbeitsumgebungen ist das höhere Sicherheitsniveau Pflicht. VPN- und Cloud-Dienste sollten Sie grundsätzlich über MFA absichern.

Viele Mitarbeiter sind genervt vom vermeintlich riesigen Zusatzaufwand, der für sie mit der besseren Absicherung verbunden ist. Dabei lässt sich das Mehr an Sicherheit sehr einfach umsetzen. Eine bequeme Lösung für nahezu alle Fälle: Google Authenticator.

Die mobile App kann mit vielen Anwendungen verwendet werden. Die App lässt sich innerhalb weniger Minuten mit einer Anwendung verknüpfen. Danach wird der Nutzer bei jedem Anmeldeversuch via E-Mail-Adresse aufgefordert, die für die Anwendung hinterlegte und sich minütlich verändernde Zahlenkombination aus der App einzugeben. Da Mitarbeiter ihr Smartphone meist ohnehin griffbereit haben, ist der Zwischenschritt keine große Hürde.

10. USB-C HUB: Nie wieder den passenden Adapter suchen

Unser letztes Tool ist ein Tool im ursprünglichen Sinn, ein Werkzeug zum Anfassen. Wer viel mobil arbeitet, kennt es: Man braucht zwar nur einen Laptop, aber eine Reihe von Kabeln und Adapter – für Steckdose, Maus, Tastatur, HDMI. Die Adaptersuche ersparen Sie sich, wenn Sie mit einem USB-C Hub arbeiten. Damit betreiben Sie sämtliche Peripheriegeräte über ein einziges Kabel.

Klobige Dockingstations braucht niemand mehr. USB-C Hubs sind wesentlich kleiner, nicht größer als eine Hand. Stecken Sie den Hub in einen USB-C-Anschluss Ihres Laptops, an der einen Seite verbinden Sie Netzteil, Maus, Tastatur und weitere Geräte. In einigen neueren Monitoren sind USB-C Hubs mittlerweile sogar schon verbaut. Die Lösung für ein Cleandesktop zwischen Home-Office und dem Büro.

Nützliche Tools für kleine und große Herausforderungen

Es gibt unfassbar viele nützliche Digitalhelfer. Unsere Liste ist eine willkürliche Auswahl von Tools, mit denen wir bei uns oder unseren Kunden gute Erfahrungen gemacht haben. Sollten Sie Unterstützung bei der Auswahl oder Implementierung benötigen unterstützen wir Sie gerne. Sprechen Sie uns dafür einfach an.