Kaspers GmbH

Rundumschlag bei der IT-Erneuerung

An sechs PCs in den Büroräumen arbeiten mehrere Personen – Verkauf, Meister, Geschäftsführung und Buchhaltung – mit unterschiedlicher Software, auch den klassischen Office-Anwendungen, angeschlossen an einen Server im Back Office. Weil niemand in der Firma über tieferes IT-Wissen verfügt, kümmerte sich um Soft- und Hardware in der Vergangenheit ein externer Spezialist. Das Problem: War dieser im Urlaub oder krank, gab es keinen Support. „Nicht mal eine E-Mail-Adresse für eine neue Bürokraft konnten wir dann rasch einrichten“ , so Karl-Heinz Kaspers. Deshalb suchte der Geschäftsführer einen Komplettdienstleister, auf den er sich verlassen kann und der im Fall der Fälle schnell reagiert.

IT-Fachchinesisch nicht zu befürchten

„Ein Profi, der trotzdem meine Sprache spricht und mich nicht mit Fachchinesisch zudonnert“, lautete die Idealvorstellung von Herrn Kaspers. Durch eine Empfehlung kam der Kontakt zur menten GmbH zustande. Ende 2020 gab es ein Erstgespräch, bei dem gemeinsam besprochen wurde, wo bei Kaspers IT-technisch der Schuh drückt. Konkret war dies der über die Jahre entstandene Wildwuchs: Hier kam ein weiterer Drucker hinzu, dort ein neuer PC, Kabel wurden umgestöpselt, blieben erst einmal liegen. Entsprechend sah es im Büro aus: verstaubte Kabel, von denen niemand wusste, wo sie enden oder ob sie überhaupt noch gebraucht werden, ein Serverschrank, in den der neue Server kaum mehr hineinpasste – ein eher unbedachter Umgang mit der IT. Das menten-Team stellte die bestehende IT-Infrastruktur binnen weniger Tage auf professionelle Füße, kleinere Anpassungen folgten in den Wochen danach.

IT-Projekt auf die Zukunft hin ausgerichtet

Die Devise hieß „Neustart“. Alle alten, mittlerweile verdreckten Kabel kamen raus und eine vernünftige Verkabelung unter jedem Arbeitsplatz wurde gelegt. Der uralte Serverschrank war ein Fall für den Sperrmüll und auch der vorhandene Exchange-Server kam auf den Prüfstand: Für nur eine Handvoll Angestellte viel zu überdimensioniert und außerdem in einer nicht mehr unterstützen Version. Viel praktischer wäre eine Cloud-Lösung, erkannte das menten Team und plante mit Herrn Kaspers einen zeitnahen Wechsel. Karl-Heinz Kaspers: „Das ganze Projekt war auch auf die Zukunft hin gerichtet und berücksichtigte Umstände, die nicht sofort, aber innerhalb der nächsten 6-12 Monate auf der Agenda stehen.“

Für die Home-Office-Arbeitsplätze richteten die IT-Experten von menten einen Server-Zugriff ein. So sind alle Bürokräfte in der Lage, wahlweise von zu Hause zu arbeiten. Die Datensicherung findet nun mehrfach täglich in ein zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland statt. Auch die Scanner wurden erneuert, das bisherige Altgerät ersetzte menten durch einen zeitgemäßen Dokumentenscanner. Dieser erzeugt über Netzwerk durchsuchbare PDFs, was den Angestellten das Auffinden bestimmter Sachverhalte mit wenigen Mausklicks ermöglicht. Die komplette IT-Technik steht weiterhin im Unternehmen, das Team von menten wartet sie jedoch aus der Ferne, überprüft sie auf notwendige Updates und kann auch Fehler beheben, ohne dass jemand vor Ort sein muss.

Ein Support, der weitergeht

Neben Soft- und Hardware kümmerte sich menten auch um die Live-Ansicht der Kameras, die im 5 km entfernten Lager installiert sind. Über sie kann man vom Büro aus Toröffnungen und -schließungen, die über ein GPS-Signal gesteuert werden, beobachten. „Dadurch können wir jetzt wieder überwachen, was anliefernde Firmen im Lager im Detail tun. Ich bin wirklich begeistert von der Professionalität, die wir insgesamt erreicht haben“ , freut sich Karl-Heinz Kaspers.

Der Support von menten steht seit dem Neustart für Anfragen aller Art zur Verfügung. Und er kann bei Bedarf auch mal über den reinen Bürobetrieb hinausgehen: Wenn bei Kaspers zu Hause Internet oder Notebook streiken und die Kinder während des Lockdowns nicht mehr am Home-Schooling teilnehmen können, kümmert sich menten auch darum – ein echter Rundum-Service.